Que es el cierre de ejercicio contable?
Es un proceso administrativo que permite finalizar un periodo fiscal dentro del sistema. Al ejecutar el cierre, se cierra el ejercicio anterior al vigente; el ejercicio vigente queda abierto y permite abrir el nuevo ejercicio. En CONTPAQi Contabilidad solo es posible tener 2 ejercicios abiertos simultaneamente.
1. Antes del Cierre - Requisitos Previos
MUY IMPORTANTE: El proceso de cierre es irreversible. Una vez ejecutado, no podra modificar informacion del ejercicio cerrado. Por eso es fundamental verificar todo antes de proceder.
Checklist - Verifique los siguientes puntos:
- Respaldo de la empresa: Genere un respaldo completo desde o presionando F2.
- Toda la informacion capturada: Verifique que todas las polizas del ejercicio esten registradas.
- Cuentas de resultados saldadas: Las cuentas de resultados (deudoras y acreedoras) deben estar listas para cerrarse.
- Cuenta de cuadre sin movimientos: No deben existir movimientos en la cuenta de cuadre.
- Sin polizas pendientes: No deben existir polizas sin afectar en el sistema.
- Cuenta de capital configurada: Debe existir una cuenta de capital acreedora para cancelar los saldos de resultados.
2. Proceso de Cierre Paso a Paso
1 Configurar el Periodo 14 (Periodo de Ajustes)
CONTPAQi Contabilidad utiliza el periodo 14 para realizar ajustes relacionados con el cierre del ejercicio.
- Ingresa al menu
- Selecciona
- Configura el "Periodo vigente" con el numero 14
Importante: Si la poliza de cierre se genera y el periodo actual no es el 14, CONTPAQi Contabilidad no la considerara como poliza de cierre y no podra realizarse el proceso.
2 Generar la Poliza de Cierre
- Ve al menu
- Selecciona la cuenta de Capital acreedora que cancelara los saldos de resultados (generalmente "Utilidad o Perdida del ejercicio")
- Indica el numero de poliza que desees asignar
- Haz clic en "Procesar"
Tip: Esta poliza es un requisito obligatorio para cerrar el ejercicio. Mientras no la genere, no podra ejecutar el cierre.
3 Ejecutar el Cierre del Ejercicio
- Ingresa al menu
- Verifica que las fechas en los campos "Ejercicio a Cerrar" y "Nuevo Ejercicio" sean correctas
- Confirma que el nuevo periodo reconozca el ejercicio completo (12 meses)
- Haz clic en "Procesar"
ADVERTENCIA CRITICA: Terminado el proceso, la ventana mostrara un mensaje de exito. NO VUELVA A DAR CLIC EN PROCESAR, esto provocaria el cierre del siguiente ejercicio inmediatamente.
3. Problemas Comunes que Impiden el Cierre
| Problema |
Causa |
Solucion |
| No existe poliza de cierre |
No se ha generado la poliza de cierre |
Generar desde |
| Periodo incorrecto |
El periodo vigente no es el 14 |
Cambiar a periodo 14 en Redefinir empresa |
| Polizas sin afectar |
Existen polizas pendientes de afectar |
Afectar todas las polizas pendientes |
| Movimientos en cuenta de cuadre |
La cuenta de cuadre tiene saldo |
Corregir las polizas descuadradas |
| Falta cuenta de capital |
No existe cuenta de capital configurada |
Crear cuenta de capital en catalogo |
4. Ventajas del Cierre en CONTPAQi Contabilidad
El sistema realiza automaticamente:
- Generacion de la poliza de cierre para cancelar saldos de cuentas de resultados
- Actualizacion de las tablas de fechas para el siguiente ejercicio
- Traspaso de saldos de balance al nuevo ejercicio
Si maneja periodos abiertos:
Una ventaja importante es que, si maneja periodos abiertos, podra realizar ajustes a movimientos capturados aun despues de haber aplicado el cierre, y los saldos en los reportes se reflejaran correctamente.
5. Despues del Cierre
Lo que YA NO podra hacer:
- Crear nuevas polizas con fecha del ejercicio cerrado
- Modificar polizas del ejercicio cerrado (si tiene periodos cerrados)
- Eliminar polizas del ejercicio cerrado
Lo que SI podra hacer:
- Consultar toda la informacion historica
- Generar e imprimir reportes del ejercicio cerrado
- Reimprimir polizas y auxiliares
- Realizar ajustes si maneja periodos abiertos
Recomendacion: Es preferible realizar el cierre cuando ya tenga toda la informacion del ejercicio anterior completa y verificada. No espere hasta que el sistema le impida trabajar.
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Si tiene dudas sobre el proceso de cierre o el sistema le muestra errores que no puede resolver, nuestro equipo de soporte tecnico esta disponible para ayudarle.
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